واحد رسيدگی 

تمامي اسنادومدارك ورودي به امورمالي،پس از ثبت دردبيرخانه،به واحدرسیدگی ارسال مي نمايد واين واحد عمليات ذيل را انجام مي دهد:

1-رسیدگی به اسنادومدارک حسابداری

2-ممهورنمودن فاکتورهاوتمامي صورتحسابها به مهرامورمالي،تاامكان استفاده مجدد ازآنها وجودنداشته باشد.

3-كنترل شكلي ازنظرتکراری نبودن صورتحسابهابابررسي هاي اوليه

4-كنترل رعایت آئین نامه مالی ومعاملاتی موسسه درتمام زمينه ها

5-رعايت سایر قوانین ومقررات ازجمله قانون كاروقانون بيمه تامين اجتماعي وقانون مالياتهاي مستقيم

6-تهیه خلاصه محاسبات لازم به نحوي كه ميزان تمامي كسورمتعلقه شامل بيمه وماليات وجريمه و... درآن بطورواضح ومشخص نشان داده شده باشد.دراين زمينه تكميل كارت قرارداد نيز ازاهميت زيادي برخورداراست وپس از تكميل كارت قراردادبايد يك كپي از آن ضميمه سند حسابداري شود.

7-پيش پرداخت،وجهي است كه قبل از انجام كارويا تحويل كالا،پرداخت مي شودوازاين جهت لازم است معادل وجه پرداختي به عنوان پيش پرداخت،ازذينفع،تضمين لازم اخذ شود.دررابطه با انواع تضمينات مورد قبول موسسه ،بايد آئين نامه لازم تهيه شود.درصورتيكه براساس قرارداد،لازم است پيش پرداخت انجام شودبايد واحدرسيدگي كنترل نمايد كه سقف یش پرداخت طبق قرارداد رعايت شده است يا خير؟

8-علی الحساب،وجهي است كه بابت بخشي از كارانجام شده،پرداخت مي شودلذا نيازي به اخذ تضمين نمي باشد.اما لازم است رياست محترم موسسه موافقت فرمايند كه مي توان سند خاصي را به صورت علي الحساب پرداخت نمودودراولين پرداخت قطعي آينده،اين وجوه را قطعي نمائيم.پرداخت علي الحساب به دودليل انجام مي شود:اول آنكه نقدينگي كافي وجود نداشته باشد ودوم آنكه اسنادومدارك مثبته براي پرداخت قطعي وجودنداشته باشد ويا ناقص باشد.

9-بررسی قراردادهای وصولی به امورمالی،ازوظايف بسيارمهم واحدرسيدگي مي باشد.باتوجه به آئين نامه مالي ومعاملاتي موسسه وسايرقوانين مربوطه بايد بررسي شود كه قرارداد مشكل خاصي نداشته باشد.ازجمله اينكه فقط رياست محترم موسسه وتمام افرادي كه ازجانب ايشان تفويض اختيارلازم رادارندمي توانند نسبت به انعقاد قراردادهايي اقدام نمايند كه داراي اثرمالي مي باشد.

واحد اعتبارات

کنترل وتامین اعتبار مخارج درقالب بودجه مصوب به نحويكه پس ازرسيدگي به اسنادومدارك مثبته،واحد اعتبارات بايد موضوع هزينه(پرداخت)رابابودجه مصوب تطبيق دهدودرصورت مطابقت،تامين اعتبارنمايدودرغير اينصورت،امكان پرداخت وجودندارد.

2-پیگیری وکمک در پیش بینی بودجه سالهای آتی باتوجه به عملكرد سنوات قبل موسسه وهمچنين پيش بيني هاي لازم براي سالهاي آتي باتوجه به سياستهاي كلان موسسه

3-تهیه گزارشات آماری درمواقع لزوم 

4-تطبیق پرداختها با قوانین ومقررات ازجمله آئين نامه مالي ومعاملاتي موسسه

5-تطبیق اطلاعات مانده حسابهای اعتبارات با واحد صدورچک

6-تطبيق اطلاعات مانده حسابهاي اعتبارات با واحد دفترداری 

7-تامین اعتبارقراردادهاي وصولي باتوجه به رعایت آئین نامه مالی ومعاملاتی وسايرقوانين ومقررات

واحد تنظيم اسناد

1-تمام اسنادحسابداري بايددراين قسمت تنظيم شود.

2-تنظيم اسنادحسابداري بايد منظم ومرتب باشد وآئين نامه تحرير دفاتر نيزرعايت شود.

3-كنترل وبررسي اوليه مدارك موردنيازسند حسابداري ودرصورت كامل بودن،صدورسند حسابداري

واحد دفترداری و بایگانی

1-تهیه صورتهای مالی ماهانه

2-تهيه صورتهاي مالي نهایی 

3-تهیه صورت مغایرت بانکی پس ازتحویل چکها به افراد ذینفع وپيگيري مغايرتهاي لازم

4- اعلام مانده بدهی افراد حقوقی وحقیقی براساس دفاتر

5-ثبت دفاتر روزنامه وکل ومعین

6-تهیه تراز آزمایشی درپايان هرماه ودرزمانهای موردنیاز

7-ثبت سپرده وتضمینات اخذشده از افراد حقيقي وحقوقي

8-پیگیری وکنترل به موقع پس دادن سپرده ها وتضمينات

9-كنترل رعايت قوانين آزادسازی تضمینات وسپرده هاازجمله آئين نامه مالي ومعاملاتي موسسه

10-نگهداری وبايگاني مناسب اسناد حسابداری 

11-کنترل اسنادحسابداري دربایگانی وورود وخروج آنها ازبایگانی

12-کنترل اسناد حسابداری ازنظر رعایت دقیق سرفصل حسابها 

13-کنترل مانده حسابها مخصوصا مانده بانک طبق اطلاعات دفتركل ومعين باواحد صدورچک

14-كنترل مانده حسابها بااطلاعات واحداعتبارات حداقل ماهی یکبار

15-پیگیری وبرطرف نمودن مغايرتهاي احتمالي بين اطلاعات دفترداري با اطلاعات صدورچك واعتبارات

16- بررسي وضعیت تنخواه وبدهی تنخواه داران ورعایت سقف تنخواه پرداختی به هریک از تنخواه داران ورعایت آئین نامه تنخواه گردانها

واحد خزانه داری

1-تمامي دریافتها وپرداختها باید تماما ازطریق شعب بانکی وحساب بانكي مجاز موسسه انجام شود.

2-اخذصورتحساب بانكي براي تمامي شماره حسابهاي بانكي موسسه درپايان هرماه ودرمواقع لزوم

3-تهیه صورت مغایرت بانکی وپيگيري مغايرتهاي موجود براي برطرف شدن واعلام موارد لازم به واحد تنظيم اسنادبراي صدور اسناداصلاحي وپيگيري انجام كار

4-کنترل موجودی حساب بانک درهرلحظه اززمان،هم ازلحاظ دفتری وهم ازلحاظ موجودي اعلامي طبق صورتحساب بانك

5- صدور چک پس از اينكه سندحسابداري  توسط مدیرمالی امضاء گرديد.به عبارتي ديگربدون سند حسابداري ،نمي توان چك صادر نمود.

6-ثبت شماره چکها روی سند حسابداری وكنترل مجدد ازاينكه مبلغ سند حسابداري با مبلغ چك يكسان باشد.

7-اعلام مواردمربوط به صدورسند حسابداری برای دریافتها ودرآمدهای وصولی وپيگيري لازم

واحد حقوق و دستمزد

1-بررسی لیست حقوق ومزایاازاين جهت كه اولا ليست مزبورشامل تمام پرسنل مجموعه باشدوثانيا دراين ليست اسامي تكراري وجودنداشته باشد.

2-بررسي ليست حقوق ومزايا ازجهت محاسبه كاركرد وتائيد كاركرد،محاسبه ميزان اضافه كارطبق ليست اعلامي اموراداري ونرخ يك ساعت اضافه كاربراي هرفرد،محاسبه انواع كسورازجمله ماليات،بيمه وجريمه غيبت وسايرمواردمانند اقساط وام ونهايتا محاسبه خالص حقوق قابل پرداخت به كاركنان

3-ثبت اطلاعات مالي وحقوق پرداختي به هرفرد درپرونده پرسنلي هركدام از افراد

4-صدور فیش حقوقی پرسنل وتحويل به آنها پس از واريزحقوق

5-كنترل پرداخت به موقع حقوق وجلوگيري ازتضييع حق وحقوق مالي متعلقه افراد

6-اقدام براي افتتاح حساب برايتمامي كاركنان واعضاي هئيت علمي وهمچنين مدرسان حق التدريس

7-محاسبات لازم براي ميزان حق التدریس اساتيدمدعو وتهيه ليست مربوطه وپرداخت به موقع آن

8-تهيه ليست ومحاسبات متفرقه وموردي كه به پرسنل پرداخت مي شود.

9-محاسبه حق ماموريت كاركنان وتهيه ليست مربوطه وپيگيري پرداخت به موقع آن

واحد مالی دانشجویی

شهریه 

1-پیگیری وصول درآمدهای پیش بینی شده:دراين خصوص بايد ميزان وصول ونحوه وصول،كنترل شود.همچنين كنترل شود كه درموعد مقرر وصول درآمدها انجام شود.

2-كنترل مي شود كه درآمدهاي وصول شده به حسابهاي بانكي مشخص شده واريزشود.

3-مفاد آئين نامه مالي و معاملاتي موسسه وسايرقوانين ومقررات درخصوص كسب درآمدهاي مربوطه رعايت شود.

4-کنترل مدارک دانشجویان فارغ التحصیل و انصرافی و اخراجی جهت صدور تسویه حساب 

5-تهیه لیست چکهای دریافتی از دانشجویان جهت واگذاری به بانک جهت وصول